Belege automatisch per Mail versenden

Das Plugin kann dir die Belege des Vormonats automatisch einmal im Monat per E-Mail zuschicken – etwa gebündelt an deine Steuerkanzlei oder Buchhaltung. Die Einstellungen dafür findest du in der Plugin-Konfiguration.

Konfiguration öffnen

Öffne Erweiterungen → Meine Erweiterungen, klicke bei unserem Beleg-Plugin auf die drei Punkte und wähle Konfiguration. Im Bereich Dokumente per Mail versenden stellst du ein:

• Aktiviere den Mailversand – Hauptschalter. Nur wenn er aktiv ist, wird überhaupt versendet.
• Dokumente per Mail an Tag des Monats senden – der Tag (1–31), an dem die Mail rausgeht. Gibst du 31 ein, wird automatisch der letzte Tag des Monats verwendet.
• Mailempfänger – eine oder mehrere Adressen. Mehrere Empfänger trennst du mit einem Semikolon (;).
• Anhänge hinzufügen – wähle ein oder mehrere Formate für die Anhänge:
• PDFs im ZIP-Archiv – jeder Beleg als eigene PDF in einem ZIP.
• Alle Dokumente in einer PDF – alle Belege zu einem PDF zusammengeführt.
• Als CSV-Datei – die Belegübersicht als CSV.
• Als HTML-Datei – die Belegübersicht als HTML.
• Für jeden Anhang eine separate Mail senden – ist die Option aktiv, geht pro gewähltem Format eine eigene Mail raus (nützlich, wenn einzelne Anhänge sonst zu groß würden).

Welche Belege enthält die Mail?

Die Mail enthält immer die Belege des Vormonats – läuft der Versand also im Juli, sind die Belege aus dem Juni enthalten. Ein eigener Zeitraum lässt sich für den automatischen Versand nicht festlegen; für gezielte Zeiträume nutze den manuellen Export.

Voraussetzungen für den Versand

Damit die Mail zuverlässig rausgeht, müssen zwei Dinge stimmen:

1. Der Schalter Aktiviere den Mailversand ist aktiv und mindestens ein Empfänger ist eingetragen.
2. Shopware führt geplante Aufgaben aus. Der Versand hängt an der geplanten Aufgabe coe.send_documents_mail_task, die täglich prüft, ob der eingestellte Versandtag erreicht ist. Stelle sicher, dass die geplanten Aufgaben in deinem Shop laufen (System/Cron).

Mailvorlage anpassen

Betreff, Absendername und Text der Mail stecken in der Vorlage Dokumente des Monats. Du bearbeitest sie in der Administration unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen. So passt du Anrede und Text an dein Corporate Wording an, ohne am Plugin etwas zu ändern.